1. Data Base 란 무엇인가?

   Information 과 data는 우리말로 하면 자료 또는 정보라고 할 수 있다 좀 더 분류해서 들어가자면 information은 정제되지 않은 data이다 information이 가공 체계화되는 과정을 거쳐 data가 된다. Data Base는 이러한 data의 집합이라고 말할 수 있을 것이다.

2. Access 란 무엇인가?

   Access Program은  모아진 많은 data를 처리하여 여러 가지 필요 목적에 따라 수요자에게 여러 가지 형태로 보여주는 프로그램이라 할 수 있을 것이다.

3. Data Base의 실례
   Access를 이용하여 회원등록 및 회원관리에 관한 Data Base를 만들어 보자

예 1. 영어와 컴퓨터 회원 등록 Data Base 만들기

*먼저 Access Program을 가동 시키면

 새 데이터베이스만들기

   (  ) 새 Access 데이터 베이스(B)
   (  ) Access 데이터베이스 마법사, 페이지 프로젝트(A)
   (  ) 기존파일 열기

 파일선택


화면이 나오면 새 Access Data Base를 선택한다.

새 database 라는 이름과 함께 DB의 이름을 묻는 box가 나오면 file 이름에 ECM 이라고 치고 우측 만들기를 선택한다

ECM : 데이터베이스

열기 디자인 새로만들기

 테이블     디자인보기에서 새 테이블 만들기
 쿼리        마법사를 이용하여 테이블 만들기
 폼           데이터를 입력하여 테이블 만들기
 보고서
 페이지
 매크로
 모듈


가 나오면 '디자인보기에서 새 테이블 만들기'를 선택하고 상단 메뉴인 '디자인'을 선택 하면 특정한 주제를 가진 자료들의 모임이며 자료가 저장되고 관리되는 Database의 가장 기본이며 핵심적인 부분인 테이블이 떠오른다. 테이블은 열과 행으로 구성되어지는데 열은 field
행은 record라 한다.

ECM: 테이블

 

필드이름

데이터 형식

설명

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                        필드 속성

 

 

 
의 화면이 나타난다.

 

ECM: 테이블

 

필드이름

데이터 형식

설명

 

 

number

일련번호

 

 

name

text

 

 

id

text

 

 

code

숫자

 

 

E-mail address

text

 

 

DOB

날짜/시간

 

 

TEL

text

 

 

mobile phone

text

 

 

zip code

text

 

 

address

text

 

 

school,year

text

 

 

date of registration

날짜/시간

 

 

sex

text

 

 

 

 

 

 

일반/조회

 

 

 

필드크기

 

 

형식

 

 

입력시스템 모드

 

 

입력 마스크

 

 

캡션

 

 

기본값

 

 

유효성 검사 규칙

 

 

 

유효성 검사 메시지

 

 

 

필수

 

 

 

빈문자열 허용

 

 

 

인덱스

 

 

 

유니코드 압축

 

 

 

 

 

 

 
위의 field의 data 형식을 지정할 때 주소/전화번호/생년월일 등 파란색깔로 표시된 부분은 반드시 입력마스크를 지정하여야 한다. 이때 입력마스크 마법사를 따라가면 된다.

참고:

1) Data 형식의 종류와 의미

  text: 자료가 주소처럼 문자 또는 문자와 숫자가 조합된 경우를 비롯해서 전화 번호나 지역번호, 우편번호와 같이 계산이 필요없는 번호등일 경우 지정한다. 보통 256 글자까지 혀용한다.
 메모: 자료나 참고나 설명과 같디 길이가 긴 문자나 숫자일 경우 지정한다. 보통 64000 글자까지 허용된다. 주로 비고란 등의 자료를 이 형태로 지정하게 된다.
 숫자: 자료가 화폐계산(통화형식 사용)을 제외한 산술 계산에 사용되는 경우 지정한다.
날짜/시간: 입력될 자료가 년-월-일 의 날짜 형식을 갖춘 경우 지정한다.
 통화: 자료가 화폐단위를 포함하는 경우에 지정한다. 화폐단위가 붙는다는 것 외에는 숫자형식과 동일한 역할을 한다. 또한 계산 중에 반올림되지 않도록 할 때도 통화 데이터 형식을 취한다.
 일련번호: 레코드가 추가될 때 자동으로 삽입되어 1 씩 증가하는 숫자
예/아니오: 자료가 두 값 중 하나의 값만을 갖는 경우 지정한다.
 OLE 개체: 자료가 OLE 프로토컬을 사용해서 다른 프로그램에서 만들어진 MS 문서나 MS spread sheet, 그림, 소리, 이전 데이터 등의 게체일 경우 지정한다.
하이퍼링크: 하이퍼링크를 저장할 필드일 경우 사용한다.
조회마법사: 다름 테이블이나 콤보상자를 사용한 값 목록에서 값을 선택할 수 있도록 하는 필드를 만든다. 이 형식을 선택하면 마법사가 실행되어 대신 정의해준다.

이렇게 해서 TABLE 만들기 가 완성되면

다음에는 DATA를 입력할 FORM을 만들게 된다.

다시 ECM database를 아래와 같이 열고

ECM : 데이터베이스

열기 디자인 새로만들기

 테이블     디자인보기에서 새 테이블 만들기
 쿼리        마법사를 이용하여 테이블 만들기
 폼           데이터를 입력하여 테이블 만들기
 보고서
 페이지
 매크로
 모듈



이중에서 '폼'을 선택한다. 폼을 선택하면

ECM : 데이터베이스

열기 디자인 새로만들기

 폼               디자인보기에서 새 폼만들기
                   마법사를 이용하여 새폼만들기

 가 나타나면 특별한 경우가 아닌한 '마법사를 이용하여 새폼 만들기'를 선택한다.

 

표마법사

 

폼에 어떤 필드를 넣으시겠습니까?

하나 이상의 테이블이나 쿼리에서 선택하실 수 있습니다.

테이블 쿼리

 

 

 

 

테이블: ECM

 

 

 

 

 

 

 

 

 

사용할 수 있는 필드(A)

 

선택한 필드(s)

 

 

number
name
id
code
E-mail Address
DOB
TEL
Mobile Phone
ZIP code
ADDRESS
school, year
date of registration
 

   >

 

 

   >>

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


이때 >>를 선택하여 모든 field를 다 선택하여 '다음'을 선택한다. 다음을 선택하면

폼마법사

폼에 어떤 모양을 저장하시겠습니까?

 

(  ) 컬럼 형식
(  ) 탭 형식
(  ) 데이터 시트
(  ) 맟춤

 

 

 

 

 

 

 여기서 일반형식인 '컬럼' 형식을 선택한다.
다음에는 폼의 유형을 선택하는 부분으로 '표준' 유형을 선택한다.
선택이 다 되었으면 마지막으로 폼에 제목을 넣는 box 가 나타나면
제목에 'ECM' 라고 기재하고 마친다.

다음으로는 마지막 단계로 테이블에서 원하는 Record Data를 추출하는 질의(Query)를 만들어 보자
먼저 ECM 데이터베이스를 불러오고 왼쪽 개체에서 '쿼리'를 선택하면
오른쪽 화면에
(  ) 디자인 보기에서 새 쿼리 만들기
(  ) 마법사를 이용하여 쿼리만들기
가 나오면 특별한 경우가 아니면 마법사 쪽을 선택한다.
 

표마법사

 

폼에 어떤 필드를 넣으시겠습니까?

하나 이상의 테이블이나 쿼리에서 선택하실 수 있습니다.

테이블 쿼리

 

 

 

 

테이블: ECM

 

 

 

 

 

 

 

 

 

사용할 수 있는 필드(A)

 

선택한 필드(s)

 

 

number
name
id
code
E-mail Address
DOB
TEL
Mobile Phone
ZIP code
ADDRESS
school, year
date of registration
 

   >

 

 

   >>

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


여기서 필드명 'name, id, code'를 선택하여 오른쪽으로 이동시킨다. 다음 단추를 누르고 질의 결과에 붙일 이름을 'penpal'로 주고
마침단추를 누른다. penpal 질의를 펼쳐보면 penpal에 필요한 data 만이 추출되어 나오는 것을 확인할 수 있다.

 4. Data Base 와 Web 과의 연결

 4.1 data base table 에서 바로 Homepage 연결하기

예를 들어 친구들 전화번호 database table에서 field 종류 중 Homepage 속성에서 '하이퍼링크'를 선택하여 필드 속성을 만든 후
table 에 가서  커서를 Homepage box에 갖다 놓고 오른쪽 버튼을 눌러 하이퍼링크 편집에서 Homepage Address를 집어 넣고 확인을 한 후 나오면 된다.

5. Switch Board
Switch Board란 말그대로 switch,를 한군데 전부 모았다고 생각하면 될 것이다. 먼저  switch board를 만들고자 하는 Database를 연 후 상단메뉴의
도구/데이타베이스유틸리티/스위치보드관리자를 선택해간다.  
1. 스위치보드 관리자 상자가 나타나고
    이 데이터베이스에서 유효한 스위치보드를 찾을 수 없습니다. 새로만드시겠습니까? 하면
    "예"를 선택한다.   
2. 다시 스위치보드관리자 상자가 나오면 오른편 메뉴중 "편집"를 선택한다.
3. 스위치보드쪽편집 대화 상자가 나타나면 새로운 요소 추가를 위하여 "새로만들기 "단추"를 선택한다.
4. 스위치보드항목 편집대화상자가 나타나면 먼저 "문자열" 부분에 추가할 요소가 사용될 목적을 잘 나타내주는 이름을 입력한다.
 (기존회원검색)
5. 명령에는 편집모드에서 폼열기를 선택한다.
6. 폼에는 "table1"를 선택한다.
7. 다시 같은 방법으로 문자열에 "신규회원등록" 항목을 추가하고 명령에서는 "추가모드에서 폼열기"를 선택한다.
8. 추가요소가 다 끝났으면 닫기를 하고 나온다.
9. 처음 access를 실행하고 폼에서 switch board를 선택하면

    사각BOX에
                  ECM

                  기존회원검색
                  신규회원등록

                  이라는 창이 뜬다.

여기서 기존회원 검색 또는 신규회원등록을 쳐 나가면 된다.   

주의: switch board는 반드시  폼만들기가 선행된 후 하여야 한다.
    

6. filter와 정렬

필터: 필터는 원하는 자료만 field 와 record에서 추출하여 보여준다.

6.1 선택 필터: 필드에 입력된 값 중 원하는 값에 커서를 위치시키고 메뉴에서 레코드/필터/선택필터 를 누르면 원하는 필드값에 해당되는 record가 추출되어 화면에 나타난다. 다 보았으면 레코드/필터/필터정렬/삭제를 누르면 원상태로 회복된다.
6.2 폼필터: 조건이 복합적인 field 값을 추출할 때 적용한다. 메뉴에서 레코드/필터/폼필터를 누르면 field만 상단에 위치하게 된다. 여기에 조건을 써 넣는다
숫자인 경우는 부등호를 사용하면 된다. filter를 적용하려면 필터/필터/정렬적용을 누르면 된다.
6.3 정렬: 필드를 선택한 후  마우스 오른쪽 단추를 눌러 오름차순 정렬 같은 것을 선택하여 가면된다.

연습문제 후원회 관리 DB를 만들어보자